書類管理って結構難しいですよね。書類と一括りにしても、たくさんの種類に分けられるので、
どう分けるか、 どう管理するのが良いのか悩みどころです。
私も以前はあとで処理しようとつい、適当なところに置きっ放しにして書類が山のように積み上がっていたことが。。。
「これはやばい」と思って書類管理をもう一度見直し。
試行錯誤して今のところベストな書類管理術、見つけました！
私のようなズボラでもできる簡単、続けやすい書類管理術です。
この方法でとりあえず山積みの書類からは解放されるかも！？
・なかなか書類管理がうまく出来ない
・ズボラでも続けられる書類管理が知りたい
という方に読んでもらえると嬉しいです。
ズボラでもできる書類管理術 [３つの手順]
まずやる具体的な手順はこちら
順番に説明していきますね
STEP1 要るものと要らないものに仕分ける
書類といっても色々な書類があります。
例えば、家電の取扱説明書、家を建てた時の設計図、契約書、保育園、学校関係の書類、給料明細。DMなど。
とにかくまずは、今ある書類の中から要るもの、要らないものに分けるところから始めます。
要るものと要らないものって何？
そんな疑問が浮かんだ方、
要るものとは？
後から見返すことがあるものや、会社や学校関係の提出書類など自分が必要だと思うもの
要らないものとは？
DM、チラシ。すでに期限が切れて新しいものに入れ変わった契約書や、保証書、証券など、明らかに必要としないものとします。
もし今、山積みのチラシや整理されていない書類関係があればまずは要るもの要らないものに分けてみましょう。
使わないもの、忘れていたもの、期限の切れた書類関係は潔く処分しましょう。
書類が少ないほど管理しやすいです♪
いつのか分からない、昔の携帯会社の契約書類とか要らないやつ、
置いてませんかー？？
STEP2 要るものから保管すべき期間ごとに仕分ける
次は要るもの、要らないものに分けたら次は保管すべき期間で書類を分けていきます。
具体的に
- 長期で保存するもの
- １、2年くらいで入れ替わるもの、定期的に見返す必要のあるものなど
- 約１ヶ月以内の間で必要となるもの
です
順番に説明します。
長期保存するもの
長期保存するものとしては、滅多に見返すことはないけれど保管しないといけない書類のこと。
我が家の場合だと、家を買った時の設計図や契約書、家の設備等の取扱説明書、雇用保険被保険者証、年金手帳などが
これに当たります。
１、2年くらいで入れ替わるもの、定期的に見返す必要のあるものなど
１、2年ごとに入れ替わるものでいったら、
学校関係の書類、証券や、自動車税を払った時の納税証（車検時に必要）、領収書など
古いものから新しいものへ定期的に入れ替わるもの。
他には
取扱説明書や給料明細、重要なことをメモした紙など、
定期的に見返したり、必要になるもの
約１ヶ月以内の間で必要となる書類
１ヶ月以内の間で必要となる書類とは、
１ヶ月以内の間に無くなるもの。
必要事項を書いて提出したり、必要な場所に送るための書類など。
書類以外にも支払い振込票などもこれに当たります。
他には
提出はしないけれど１ヶ月以内に要らなくなるもの。
例えば参観日の日時が書かれた紙や発表会のお知らせなど、光熱費やカードの明細（家計簿をつけたり支払いが終われば要らない）などです。
こういったものはある一定期間は必要だけど一定期間をすぎると必要ではなくなるものです。
なぜ期間ごとに書類を分けるの？？
期間ごとに書類を分けることによって、新しく書類をもらった時にどこに仕舞えば良いのか分からなくなり、
ついめんどくさくなってそのまま書類を放置することを防ぐことができるためです。
ズボラな私でも、しまうべき場所が決まっていると山積みにしてしまう前にしまえるようになりました。
STEP3 ベストなファイリングを見つける/ズボラでもできる続くファイリング方法
それぞれ保管期間別に分けれたら具体的にどんな収納、ファイリング方法でまとめてみたら良いでしょうか？
これは人によって使い勝手の良い悪いは違うと思うので何がベストかは自分が使いやすいようなベストを
探していくのが一番だと思います。
ですが今回は参考までに、私が普段していてズボラでもできるファイリング方法をご紹介します♪
ポイントはいかに
”わかりやすく、使いやすく、溜めない仕組みを作れるか！？”
です。
長期保存の書類の場合
これは滅多に見返すことがないので使い易さはあまり考えなくてもOK。
バインダータイプのファイルにまとめてあります
契約している保険の資料や家を建てた時にもらった資料は写真のようなバインダータイプに
ファイリングしています。
あまり使わないので収納棚の一番端っこに置いています。
長期保存用はしっかりした布貼のバインダータイプがおすすめ♪
１、2年くらいで入れ替わるもの、定期的に見返す必要のある書類の場合
ここが一番わかりやすく、見やすく、取り出しやすくする必要性があります。
以前は無印のポリプロピレン収納ボックスなどの四角い収納ボックスにファイルを入れて
カテゴリー別に分けて収納していたのですが
私はこの方法だとつい適当に入れてしまって結局どこにやったか分からなくなったり、
意外と取り出しにくく、ちょっぴりストレスに感じていたので次のような方法へ変更しました。
それがバインダー＋リフィール＋インデックスのファイリングです
全て無印良品のもの
こんな風にカテゴリー別にインデックスをしてリフィールに書類を入れて収納しました。
この方がささっと取り出せて、さっとしまえる事に気がつきました。
１ヶ月以内の間で必要となる書類の場合
基本的に、もらった書類で提出しないといけないものはすぐに、もしくはなるべく早く、必要事項を記入して提出するのがベスト！
”１ヶ月以内に必要なもので、提出しないもの”の場合
例えば参観日の日時が書かれた紙や発表会のお知らせなど、電気代やカードの明細など
これらはファイリングはせず写真のようなクリップボードに挟んでひとまとめにしています。
すぐになくなる書類なのでファイリングする必要性はないかな？と。
でもそのままにしておくと、なんとなく雑然としてしまうので、
クリップボードにひとまとめにしている方が気持ちスッキリ出来ます♪
シンプルでおしゃれなクリップボードはこちら。
だいたい１ヶ月で入れ替わるので多くは溜まらないはず。
このくらいざっくりで十分です。
うっかり捨て忘れていても次に新しい書類を挟む時にざっと見返し、要らなくなったのであれば捨てる。
そうすることで知らず知らずに溜まっていくことを防げます。
よく使うのでクリップボードと無印のバインダーは目につくところで、取り出しやすい場所に置いてあります。
我が家は食器棚の端っこ
要らない書類はすぐに処分！要らない書類ボックスを作って溜めない工夫
必要な書類に関して、ある程度まとめられたら、
”要らない書類を溜めない工夫”を一つ。
郵便受けのチラシやDMなどはとりあえずでポンと置く前にゴミ箱へ直行。
子どもの学校関係の書類など、目を通して今後必要でないものであればこちらもすぐさま処分。
要るかなぁ？？と思って取って置くと余計な紙類が増えて管理がしにくい状態になります。
なるべく潔く処分した方が管理はしやすいです。
ミニマリスト的、書類管理法
心配な場合は携帯電話で写真を撮ってデジタル化して置くのも良いかもしれないですね。
ただ、これも最終的にはデータであれ、要らなくなったら消さないと溜まるので
要らなくなった時点で処分が一番かなーと思います。
外から入ってきた書類は要る要らないの判断をすぐに決めることが
”書類を溜めない、山積みにしないコツ”です。
要らない書類がたくさんありすぎてゴミ箱がいっぱいになるよー。
そんな時は紙のゴミの日や、収集所に出す時用のためにまとめて置いておく紙ゴミ専用ボックスを作るのがおすすめです！
要らないものはとりあえずまとめてそこにポンっ。
そして紙ゴミの日に出したり溜まったら収集所に出すようにすると良いです。
ZOZOのダンボールを再利用（笑）
shio食品宅配サービスを利用しているのでカタログが溜まりやすくて
いつもいっぱいになってます。。。
紙のゴミの回収日までこちらで待機。
回収日に、紐でまとめて出すようにしています。
まとめ
書類をうまく管理するポイントは溜めない仕組みを作って、分かりやすく、簡単に管理できる方法が一番リバウンド
しない方法だと思います。
そのためにも上記のように、要る要らないを分けて、保存期間別に収納する。
そうすることで新たな書類が来てもこれはどのタイプの書類だな。ということがすぐにわかるので
書類のしまい易さにも繋がります。
書類をうまく分けられずすぐにぐちゃぐちゃになるよーという方は一度お試しいただけたら幸いです。
最後まで読んでいただきありがとうございました。
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